Inhoud
- Notulen
- Wat te doen als een project mislukt
- Te doen lijst
- Link naar relevante bestanden
- Gemakkelijk delen
- Vragen
Max behaalde zijn Project Management Professional (PMP) -certificering in 2013. Hij heeft een MA in Communicatie van U of I.
Microsoft OneNote krijgt lang niet de eer die het verdient als een opmerkelijk krachtig hulpmiddel om projectmanagers te ondersteunen. U kunt OneNote gebruiken als een soep-tot-noot-oplossing waar u alles opslaat, van uw vergadernotities, uw takenlijst genereert en beheert, koppelingen toevoegt naar waar relevante bestanden zich bevinden, uw OneNote-notitieblokken deelt en meer. OneNote is ongelooflijk flexibel en elke projectmanager zal het steevast een beetje anders gebruiken, maar dit is absoluut een tool die het waard is om aan hun gereedschapsriem toe te voegen.
Notulen
Projectmanagers maken vergadernotities vaak rechtstreeks in een e-mail die na de vergadering naar het team wordt gestuurd in Microsoft Word of in een andere tekstverwerker. In de loop van een project zullen vergadernotities vaak in afzonderlijke bestanden staan, waardoor ze moeilijk terug te lezen zijn als u op zoek bent naar een bepaald item dat al dan niet maanden geleden in een vergadering is gedocumenteerd. U kunt een primaire pagina maken voor uw vergadernotities in het OneNote-notitieblokgedeelte dat aan uw project is gekoppeld, en vervolgens subpagina's maken voor al uw volgende vergadernotities. U kunt uw notities rechtstreeks op de OneNote-pagina bewaren met behulp van de ingebouwde opsommingstekens of het nummeringssysteem, vergelijkbaar met hoe u niveaus zou toevoegen in Microsoft Word. Het beste is dat als u al uw vergadernotities opbouwt in Microsoft OneNote, alles doorzoekbaar is, zodat u sleuteltermen uit oude notities in seconden in plaats van uren kunt vinden.
Wat te doen als een project mislukt
Te doen lijst
Als je een projectmanager bent die met meerdere complexe projecten jongleert, kan het een absolute nachtmerrie zijn om alle herinneringen die je in de loop van de dag voor jezelf creëert bij te houden. Die herinneringen eindigen verspreid over vergadernotities, plaknotities en stapels papier. Ze worden zelden allemaal op één plek verzameld en het kan zijn dat ze nooit meer op je radar verschijnen totdat je een boos telefoontje krijgt van je baas die je eraan herinnert iets te doen. Door een takenlijst te maken als een pagina bovenaan het Microsoft OneNote-notitieblokgedeelte waar u informatie voor uw project opslaat, krijgt u gemakkelijk toegang tot die informatie. Als u uw vergadernotities in OneNote hebt gemaakt, kunt u eenvoudig de relevante items die u wilt ophalen in uw takenlijst voor dat project naar die afzonderlijke lijst kopiëren. Van daaruit kunt u met de rechtermuisknop op een van de items in een lijst klikken om dat item te taggen als een actiepunt met een selectievakje, een belangrijk item met een sterpictogram, een idee met een gloeilamppictogram, een wachtwoord met een slotpictogram en meer. Als u Microsoft Outlook op uw computer hebt ingesteld, kunt u bovendien herinneringsvlaggen maken die zijn gekoppeld aan die items die ook worden weergegeven en in Outlook verschijnen.
Link naar relevante bestanden
U kunt ook snelkoppelingen naar relevante bestanden op uw computer of websites in-line overal in uw document toevoegen. Bovendien kunt u actieve versies van Microsoft-bestanden rechtstreeks in uw OneNote-pagina's invoegen. U kunt ook enkele bestanden invoegen die niet aan Microsoft-toepassingen zijn gekoppeld, maar ze zullen als pdf worden weergegeven, als ze überhaupt kunnen worden weergegeven. De koppelingen kunnen vooral handig zijn als u een pagina in het notitieboekgedeelte van uw project bouwt als een inhoudsopgave voor de bestanden van uw project en er vervolgens naar terug linkt. Hierdoor heb je snel toegang tot die bestanden vanaf één locatie zonder dat je door een aantal mappen hoeft te werken om te vinden wat je nodig hebt.
Gemakkelijk delen
Misschien is het beste deel van Microsoft OneNote dat als u een OneNote-notitiebloksectie hebt die aan een project is gewijd, u die notitiebloksectie gemakkelijk kunt delen met iemand anders die OneNote heeft. U kunt die specifieke sectie e-mailen, of u kunt naar de locatie gaan waar deze is opgeslagen, deze kopiëren en op een andere manier naar die persoon verzenden. Een goed voorbeeld hiervan is dat als u op vakantie gaat en u iemand op de hoogte moet brengen van uw project, zodat ze kunnen dienen als een vaste persoon terwijl u weg bent, u hen uw OneNote-bestand kunt sturen en ze letterlijk kunt geven alle informatie over het project. Als de bestanden die u in het linkbestand oproept zich bovendien op een gedeelde locatie bevinden waar de andere persoon er toegang toe heeft, kunnen ze uw bestanden ook gemakkelijk vinden.
Dit artikel is nauwkeurig en waar voor zover de auteur weet. De inhoud is alleen bedoeld voor informatieve of amusementsdoeleinden en vervangt geen persoonlijk advies of professioneel advies op zakelijk, financieel, juridisch of technisch gebied.
Vragen
Vraag: Kan er een back-up van OneNote worden gemaakt?
Antwoord: Ja. In de desktopversie van OneNote kunt u klikken op: Bestand / Opties / Opslaan en back-up. Van daaruit kunt u een back-up maken van uw OneNote-bestand.
