Inhoud
- Voorbeeld dataset
- Wat is een macro
- Hoe een macro op te nemen
- Macro-knop opnemen
- Voorbeeld 1: een filtersneltoets maken
- Voorbeeld 2: een sneltoets voor het wissen van filters maken
- De sneltoetsen bewerken
- Het werkboek opslaan
- De Excel 2019-bijbel
Joshua is een afgestudeerde student aan de USF. Hij heeft belangen in bedrijfstechnologie, analyse, financiën en lean six sigma.
Het maken van snelkoppelingen met sneltoetsen in Microsoft Excel is een uitstekende manier om taken tijdens de werkdag te versnellen. Veel taken kunnen worden geautomatiseerd door een macro te maken en die macro vervolgens toe te wijzen aan een aangepaste sneltoets. In deze zelfstudie bespreken we wat een macro is, hoe u er een opneemt, en bespreken we enkele voorbeelden van snelkoppelingen die u in een spreadsheet kunt maken. In deze tekst gebruiken we de onderstaande tabel om voorbeelden te illustreren. Download hier het voorbeeldwerkboek als u de voorbeelden wilt volgen.
Voorbeeld dataset
Wat is een macro
Een macro is een lus met VBA-code die kan worden gemaakt door de code handmatig te typen of door de acties op te nemen die zijn uitgevoerd om de code te maken. Nadat de code is gemaakt, kan de macro worden toegewezen aan een object, zoals een knop of een sneltoets. Het gebruik van macro's kan veel tijd besparen voor eentonige taken die gedurende de werkdag moeten worden herhaald. De macro hoeft niet alleen voor repetitieve taken te worden gemaakt. Misschien wilt u ze maken voor taken die enorm veel tijd in beslag nemen. Stel dat u een .csv-document heeft dat u regelmatig ontvangt en dat het uw taak is om hetzelfde rapport te maken met die onbewerkte gegevens. Als de gegevens in hetzelfde formaat naar u toe komen, kunt u die taak van 20 minuten omzetten in een taak van 2 seconden met de kracht van de Excel-macro. Voor de toepassing van dit artikel zullen we alleen een macro maken met de Excel-macrorecorder en de macro's toewijzen aan een sneltoets op het toetsenbord.
Hoe een macro op te nemen
Bekijk de opnamemacro-knop in de linkerbenedenhoek van het scherm in de onderstaande afbeelding. Zodra op deze knop is geklikt, kunnen alle acties die binnen het Excel-programma worden ondernomen stap voor stap worden vastgelegd. De macroknop verandert in een vierkante stopknop die moet worden ingedrukt om het opnameproces te beëindigen.
Macro-knop opnemen
Voorbeeld 1: een filtersneltoets maken
In dit eerste voorbeeld gaan we filteren op discipline en vervolgens op verkopen van meer dan $ 5.000. Nadat de macrorecorder is geactiveerd door op de macrorecorderknop te klikken, verschijnt een ander venster. Dit is waar de snelkoppeling voor de bewerking is aangepast. De macro heeft een naam en sneltoets nodig en u kunt optioneel een beschrijving plaatsen. Nadat u op OK hebt geklikt, begint de macro met opnemen.
Ten eerste is wat nodig is om alleen te filteren op de discipline van de kinderarts. Om de filteropties voor de discipline te vinden, klikt u op de pijl naar beneden in de disciplinekop. Verwijder het vinkje bij "Alles selecteren", vink "Kinderarts" aan en klik vervolgens op de knop OK om verder te gaan.
Klik vervolgens op de pijl-omlaag in de koptekst Totaal om de filteropties voor die kolom weer te geven. Om alleen een getal groter dan, kleiner dan of gelijk aan een bepaald getal weer te geven, moet u de optie "Getalfilters" vinden. Wat moet worden weergegeven, zijn records groter dan $ 5.000, dus er moet op "groter dan" worden geklikt.
Het vak Aangepast AutoFilter zou moeten verschijnen. Op dit punt moeten we controleren of de optie groter dan is geselecteerd en 5000 voor dat filter typen. Nadat u op OK hebt geklikt, wordt het secundaire filter van kracht.
Om het macro-opnameproces te stoppen, moet de vierkante knop onderaan de linkerhoek worden ingedrukt. De onderstaande afbeelding toont de gegevens nadat de twee filters zijn toegevoegd. Om de snelkoppelingen die u maakt bij te houden, kunt u een tekstvak invoegen ter referentie. Als er een tekstvak wordt toegevoegd, zorg er dan voor dat u dit boven en uit de buurt van de records houdt.
Voorbeeld 2: een sneltoets voor het wissen van filters maken
Nu er een mechanisme is om het rapport te maken, zou ik graag terug kunnen keren naar de oorspronkelijke tabel met behulp van een snelkoppeling. Om dit te doen, begint u door op de opnamemacro-knop te klikken. Deze keer maken we een snelkoppeling met een hoofdletter. Als u een hoofdletter gebruikt voor een sneltoets, moet u de control- en shift-toetsen gebruiken om de macro te activeren. Nadat u de benodigde datum heeft ingevuld en op OK heeft geklikt, begint de macro met opnemen.
Om beide filters voor de tafel te wissen, gaat u naar de Home-tafel en vindt u de sectie Bewerken aan de rechterkant van uw scherm. Klik op Sorteren en filteren en vervolgens op Wissen. Hiermee worden alle filters verwijderd die op de tafel zijn aangebracht.
Nadat u op de vierkante stopknop in de linker benedenhoek hebt geklikt, kunt u nu in- en uitschakelen van de sortering die is gemaakt met de sneltoetsen Ctrl + k en Ctrl + Shift + K.
De sneltoetsen bewerken
Op een gegeven moment wilt u misschien uw sneltoetsen bewerken. Ik gebruikte bijvoorbeeld Ctrl + k als een sneltoets om de tabel te sorteren, maar Ctrl + k had al een functie die eraan was gekoppeld. De normale functie van Ctrl + k is om een hyperlink in te voegen. Om deze reden wil ik de sneltoets wijzigen in Ctrl + u. Om de sneltoets te wijzigen, moet u naar het weergavetabblad gaan en op de macroknop in de macrosectie klikken. Klik vervolgens op macro's weergeven.
Kies vervolgens de macro uit de lijst waar de sneltoets moet worden gewijzigd uit de lijst. Klik op de optieknop en u krijgt de mogelijkheid om de sneltoets te wijzigen.
Het werkboek opslaan
Werkmappen met opgenomen macro's moeten worden opgeslagen onder de bestandsextensie .xlsm. Klik hiervoor op het tabblad Bestand en klik vervolgens op "Opslaan als". Zoek een locatie om het bestand op te slaan en klik op de pijl omlaag links van de knop Opslaan. Selecteer de optie "Excel-werkmap met ingeschakelde macro's ( *. Xlsm)" en klik op opslaan.
Om meer te weten te komen over het gebruik van Excel-macro's voor zakelijke toepassingen, raad ik het volgende boek aan. Ik gebruik de Excel-bijbel al jaren om mijn begrip van alle aspecten van dit Microsoft-product te verbeteren.
